Auf Unternehmensseite wird mit bewussten Aktionen und Prozessen langfristig die Produktivität erhöht, die Fluktuation verringert und Unternehmenskultur gelebt.
Onboarding ist nicht nur die Einschulung in ein Aufgabengebiet und das Definieren von Zielen. Onboarding ist vielmehr ein langfristiger Prozess, der zum Ziel hat, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ein Unternehmen zu integrieren, die Zufriedenheit zu erhöhen und Mitarbeiter zu binden. Professionelle Unternehmen haben die Wichtigkeit dieses Prozesses schon erkannt und das „An-Bord-Nehmen“ neuer Mitarbeiter längst in ihr Repertoire aufgenommen. Im Idealfall beginnt das Onboarding bereits vor dem ersten Arbeitstag. Folgende Dinge sollten unternehmensseitig schon geklärt sein:
Formalitäten
Formale Dinge wie das Unterzeichnen des Dienstvertrages sollten bereits an einem gesonderten Termin, vor dem ersten Arbeitstag, passiert sein. Bereiten Sie auch wichtige Utensilien wie diverse Zutritts-, Essens- und Zeiterfassungskarten vor.
To-Dos
Alle Mitarbeiter, die am Onboarding-Prozess beteiligt sind, sollten im Vorfeld wissen, welche Aufgaben sie haben und was sie dem oder der “Neuen” näherbringen sollten. Vor allem, wenn ein Buddy- bzw. Patensystem besteht.
Schreibtisch, Rechner, Arbeitsmittel
Klingt banal, ist aber bei weitem nicht selbstverständlich. Wenn jemand Neues beginnt, sollte er oder sie einen vollständigen Arbeitsplatz mit allen notwendigen Arbeitsmitteln vorfinden – inklusive E-Mail-Adresse, Telefon(durchwahl), Visitenkarten, Papier und Stiften.
Informationen
Stellen sie relevante Dokumente und Informationen zur Verfügung (z. B. Geschäftsberichte, Unternehmensleitbild, etc.). Alles, woraus ein neuer Mitarbeiter Wissen zum Unternehmen nachlesen kann, kann bei der Integration ins Unternehmen helfen.
Programmvorschau
Erklären Sie dem neuen Mitarbeiter die Mechanismen des Einschulungsprogramms. So weiß dieser, was ihn oder sie in den kommenden Tagen oder Wochen erwartet.
Vorstellrunde
Alle Mitarbeiter, die mit dem oder der Neuen zumindest in der Abteilung zusammenarbeiten, sollen sich vorstellen. Im Idealfall bekommt der neue Mitarbeiter einen “Buddy” oder “Paten” zugeteilt, der durch das Unternehmen führt und die künftigen Kollegen vorstellt. Das erleichtert die Kontaktaufnahme und fördert die frühzeitige Integration ins Unternehmen.
Unternehmensführung
Zeigen Sie dem Neuankömmling alle Abteilungen des Unternehmens. So vermitteln Sie dem neuen Mitarbeiter ein klares Bild, was wo passiert.
Erste Aufgaben
Binden Sie neue Mitarbeiter von Beginn an in Aufgaben ein, um auch möglichst bald produktiven Output produzieren zu können. Klären Sie vorab außerdem nochmals ab, was vom Mitarbeiter genau erwartet wird und was er oder sie sich wiederum vom Unternehmen bzw. Vorgesetzten erwartet. So können allfällige Missverständnisse gleich im Vorfeld vermieden werden.
Unternehmenskultur leben
Vermitteln Sie, wie man im Unternehmen miteinander umgeht, wann wohin zur Kaffeepause gegangen wird und ob es die Kultur des gemeinsamen Mittagessens gibt oder nicht. Dazu empfiehlt es sich, die neuen Kollegen einfach mal in die gemeinsame Mittagspause mitzunehmen. So lernt sich das Team besser kennen.
Und nach einem gewissen Zeitraum muss auf jeden Fall der Nutzen des Onboading-Prozesses geklärt werden (wie war die Einschulungsphase? Macht das Buddy-Programm Sinn? Gibt es Verbesserungsvorschläge? etc.). Denn die beste Einarbeitungsphase hat keinen Sinn, wenn danach kein Feedback eingeholt wird.
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